Umgang mit dem elektronischen Spielbericht in den Jugendaltersklassen
DHB / digital - Jugend
Der Wechsel des Jugendspielbetriebs in das neue System erfolgt planmäßig zur Feldsaison Jugend 2024. Das neue System bedeutet eine Veränderung in der Art und Weise, in der unser IT gestütztes Hockey-Öko-System funktioniert.
Allgemeine Information
Mit der bevorstehenden Systemumstellung wird ein vereinszentrierter Ansatz eingeführt, der künftig für alle beteiligten Parteien Vorteile mit sich bringen wird. Die Entscheidung, den Jugendspielbetrieb als ersten Schritt in das neue System zu integrieren, wurde bewusst getroffen. Die Jugend hat bislang keine Erfahrung mit elektronischen Spielberichten, Online-Kaderlisten und Teamverantwortlichen.
Falls es zu Beginn der Umstellung nicht allen Beteiligten sofort gelingt, sich an das neue System anzupassen, kann auf die aktuellen Vorgehensweisen (temporär) zurückgegriffen werden und verbleiben somit als Alternativlösungen:
- Benutzung von Papier-Spielberichten
- Nutzung einer App für Spielerpässe
- Übermittlung von Ergebnissen nach dem Spiel und
- Weiterleitung des Spielberichts an die zuständige Staffelleitung
Notwendige Aufgaben bis Saisonstart
Ligenverantwortliche
Die Ligenverantwortlichen haben die Erstellung der Master Teams im neuen System für die Feld Saison Jugend 2024 übernommen. Diese müssen nur initial erstellt werden und dienen als Vorlage für weitere Saisons.
Die Ligenplanung findet im alten System statt und anschließend werden die Spielpläne in das neue System importiert.
Damit der Import reibungslos abläuft müssen folgende Schritte im neuen System erledigt werden:
- Meldung der Master Teams
- Erstellung der Ligen
- Zuweisung der Master Teams (Das System erstellt automatisch Saison Teams)
- Erstellung der Gruppen
Anschließend kann der gemeinsame Import stattfinden und die Staffelleitungen können den Ligen zugeordnet werden.
Clubverantwortliche
Die Clubverantwortlichen brauchen für die Feld Saison Jugend 2024 keine Mannschaften erstellen, diese wurden von den Ligenverantwortlichen erstellt.
Es sollen grundlegend die Informationen im neuen System überprüft werden und eventuell ergänzt werden. Alle Informationen zum Verein, welche auch auf den Verbandsseiten angezeigt werden, können nun von dem Verein eigenständig angepasst werden.
Sobald die Ligen erstellt sind, können die Teamverantwortlichen den einzelnen Saison Teams zugewiesen werden.
Teamverantwortliche
Die Teamveranwortlichen werden von den jeweiligen Vereinen für die Mannschaften freigeschaltet. Anschließend müssen die Kader für die kommende Saison hinterlegt werden.
Alle aktiv spielende Personen inklusive des Passes wurden in das neue System importiert. Die Datenbank wird wöchentlich mit dem alten System synchronisiert.
Personenstammdaten
Unter Personenstammdaten versteht man grundlegende Informationen über Personen, die im System des DHB erfasst werden. Diese Daten dienen dazu, Identitäten zu verifizieren, den administrativen Prozess zu erleichtern und die Kommunikation zu unterstützen. Zu den typischen Daten gehören:
- Name und Vorname: Zur eindeutigen Identifizierung einer Person.
- Geburtsdatum: Um das Alter der Person zu bestimmen und möglicherweise Altersgrenzen für bestimmte Aktivitäten festzulegen.
- Kontaktdaten: Hierzu zählen Telefonnummern, E-Mail-Adressen und postalische Adressen für die Kommunikation und den Versand von relevanten Informationen.
- Rollen im Verband: Unterscheidung zwischen Spielern, Trainern, Schiedsrichtern usw., um den spezifischen Verwaltungsaufgaben gerecht zu werden.
Diese Daten bilden die Grundlage für die Verwaltung sämtlicher Personen im Verband und ermöglichen eine effiziente Organisation des Spielwesens sowie aller weiteren verbandsspezifischen Aktivitäten.
Da sich das System aktuell noch im Migrationszustand befindet, werden Personen entweder:
- über das Projektteam aus dem alten System migriert, oder
- manuell neu über das Projektteam angelegt.
Für beide Arten von Anfragen empfehlen wir das Erstellen einer Hilfeanfrage (siehe unten).
Grundsätzlich können aber weiterhin neue Personen im alten System erstellt und angefragt werden. Diese werden dann durch einen täglichen Import in das neue System gebracht. Es kann aber zu Einschränkungen bei der Club Zuweisung kommen.
Passwesen
Die Passverwaltung verbleibt zum jetzigen Zeitpunkt im alten System. Alle Anträge können wie gewohnt durch die Passverantwortlichen gestellt werden.
Die Pässe (Jugend & Erwachsene) werden bis mindestens zum finalen Umzug der Erwachsenenligen zur neuen Feldsaison 2024/25 über eine Schnittstelle in das neue System synchronisiert.
Ja - da das Passwesen noch bis mindestens zum finalen Umzug der Erwachsenenligen zur neuen Feldsaison 2024/25 nach den Sommerferien im alten System bleibt, funktioniert auch die Handy-Passapp weiterhin.
Generelle Fragen & Hilfe
Alle Benutzer des bisherigen Systems, die dadurch im Besitz einer Hoc@key ID und einem Benutzer sind, wurden migriert. Dies bedeutet, dass der Login im neuen System mit den Daten des alten Systems möglich ist:
- Hoc@key Club ID
- Passwort des Hoc@key Clubs
Einzige Ausnahme sind Benutzer der Bundesligen, die bereits in der vergangen Saison Zugriff auf das System bekommen haben. Hier bleiben die Login-Daten des neuen Systems bestehen.
Hilfeanfragen und Anregungen können über das Hilfeportal des DHB gestellt werden. Hier haben Anwender auch die Möglichkeit alle von ihnen gestellten Anfragen einzusehen.
Alternativ kann auch eine Email an support@dhb.digital geschickt werden.
Jeder Verband hat die gleichen Vorgaben für die Umstellung, jedoch geht jeder Verband etwas anders vor. Diese Informationen wollen wir an dieser Stelle zusammen tragen und aktuell halten:
